Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Mandanten,
gemäß dem sog. Nachweisgesetz sind Arbeitnehmern alle wesentlichen Arbeitsbedingungen in Schriftform mitzuteilen und zu Vertragsbeginn in dieser Form auszuhändigen. Meist erfolgt dies in Form eines Arbeitsvertrages oder Nachträgen dazu.
Bisher war dies zwingend in Schriftform zu tun, wobei die elektronische Schriftform ausgeschlossen war. Mit anderen Worten: Der Nachweis (meist in Form des Arbeitsvertrages) musste in Papierform mit Originalunterschriften vorliegen. Wurde dies nicht oder nicht innerhalb der dafür festgelegten Fristen getan, drohten seit dem 01.08.2022 nicht unerhebliche Geldbußen.
Mehraufwände reduzieren: Arbeitsverträge in Textform sind jetzt möglich
Dass dies in Zeiten der zunehmenden Digitalisierung nicht mehr zeitgemäß ist und in vielen Unternehmen zu unnötigem Mehraufwand führt, hat nun auch der Gesetzgeber eingesehen und zumindest zum Teil für Abhilfe gesorgt. Ab dem 01.01.2025 gilt nun insbesondere Folgendes:
- Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Nachweisgesetzes schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen (= bisherige „Papierschriftform“ mit Originalunterschrift/en).
- Außer in Ausnahmen genügt ab sofort die Textform (z. B. ein unterzeichnetes und eingescanntes Dokument) und die elektronische Übermittlung an Arbeitnehmer. Voraussetzung ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und gedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der individuellen Übermittlung zur Abgabe eines Empfangsnachweises auffordert (neue sog. qualifizierte Textform).
- Die Mitteilungspflicht bei Änderung wesentlicher Vertragsbedingungen entfällt, sofern die Änderung Gegenstand eines schriftlichen oder in Textform geschlossenen Änderungsvertrags ist und der Arbeitnehmer nicht die Papierschriftform verlangt hat.
Ausnahmen zum Nachweisgesetz unbedingt beachten
Soweit so gut – aber natürlich gibt es so gut wie kein deutsches Gesetz ohne Ausnahmen. Für das Nachweisgesetz gelten Folgende Ausnahmen, bei denen die Textform nicht genügt:
- Für Unternehmen, die nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes in einem Wirtschaftsbereich oder Wirtschaftszweig tätig sind, der besonders von Schwarzarbeit betroffen ist, bleibt es weiter bei der bisherigen „Papier“-Schriftform. Dies betrifft z. B. das Bau- oder Gaststättengewerbe.
- Für Praktikanten gilt die Gesetzesnovelle nicht, sondern weiterhin die Sonderregelung des § 2 Abs. 1a) Nachweisgesetz. Für Auszubildende gelten die diesbezüglichen Regelungen des Berufsbildungsgesetzes (BBiG), wonach die neue, qualifizierte Textform nun ebenfalls ausreichend ist (vgl. dazu § 11 BBiG).
- Befristungsabreden sind aufgrund der Regelungen des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) weiter in der strengen Papierschriftform zu treffen – sonst sind sie unwirksam. Entsprechendes gilt für andere Regelungen, bei denen sich die strenge „Papierschriftform“ aus anderen Sondergesetzen ergibt.
- Arbeitnehmer können trotzdem verlangen, dass die wesentlichen Arbeitsbedingungen oder deren Änderungen (fristgemäß) in Papierschriftform ausgehändigt werden. Ein Verstoß stellt eine mit Geldbuße bewehrte Ordnungswidrigkeit dar.
Was ist zu tun?
Die Änderung des Nachweisgesetzes erspart Unternehmen Aufwände, die im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr angemessen sind. Bitte beachten Sie jedoch, dass Sie die Ausnahmen, bei denen nach wie vor die „Papier“-Schriftform gilt, in der täglichen Umsetzung stets einhalten, um keine Nachteile zu erleiden. Einige Fragen zur Umsetzung und den Formalien sind außerdem bisher noch ungeklärt (wie die konkreten Anforderungen an den Empfangsnachweis, akzeptierte Dateiformate, …).
Insofern empfiehlt sich eine Überprüfung und Anpassung der bestehenden Prozesse in Ihrem Haus und eine entsprechende Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter für die Neuregelungen.
Bei Fragen rund um das Thema stehen wir Ihnen als Ansprechpartner gerne zur Verfügung.
Ihre Packowski Rechtsanwälte
